PRIVACY VERKLARING ECGG TRONKESTIK VZW 12/11/2018

ALGEMEEN

ECGG TRONKESTIK VZW hecht veel belang aan respect voor privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van cliënten, medewerkers, leden raad van bestuur, vrijwilligers, stagiaires, sollicitanten, zorgverleners, …

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe we omgaan met jouw persoonsgegevens.

ECGG TRONKESTIK VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de General Data Protection Regulation ( GDPR ) of Algemene Verordening Gegevensbescherming ( AVG ).

Dit brengt met zich mee dat wij je privacy waarborgen, zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens en in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

ECGG TRONKESTIK VZW is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons of onze DPO (Data Protection Officer) ofwel functionaris voor de gegevensbescherming wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

ECGG TRONKESTIK VZW
Benedictijnenstraat 28
8310 Brugge
050/351001

info@tronkestik.be
website: www.tronkestik.be

KBO 0416566005 

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert persoonsgegevens als volgt: “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon”.

Alle categorieën persoonsgegevens zijn in detail opgenomen in ons data register o.a. persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, telefoon nummer, email, rekeningnummer, …), persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, foto’s, video’s … ) en gegevens betrekking hebbend op het hulpverleningstraject.
Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen ( personen jonger dan 16 jaar ) gezien dit intrinsiek onderdeel is van onze opdracht.

WAAROM VERWERKEN WE PERSOONSGEGEVENS?

Je persoonsgegevens worden door ECGG TRONKESTIK VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om ondersteuning te bieden aan hulpverleners in de jeugdzorg en uw hulpverleningstraject kwalitatief te ondersteunen, hiertoe wordt een dossier bijgehouden (gerechtvaardigd belang)
• Personeelsadministratie (wettelijke verplichting)
• Diverse communicatie o.a. versturen van nieuwsbrieven, thematische mailing en uitnodigingen (toestemming betrokkenen)
• Het bekomen van subsidiëring van de overheid (wettelijke verplichting)

De verzamelde persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verkregen.

WIE VERWERKT DE PERSOONSGEGEVENS? VERSTREKKING AAN DERDEN?
De gegevens worden verwerkt door de betrokken medewerkers van ECGG TRONKESTIK VZW.

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Voorbeelden hiervan zijn het sociaal secretariaat Liantis, agentschap jongerenwelzijn, sociale maribel, IT provider (Sharecom), verzekeraar, etc.
 
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

BEWAARTERMIJN
ECGG TRONKESTIK VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Wat betreft persoonsgegevens van cliënten bewaren we de gegevens tot aan de leeftijd van 25 jaar. De personeelsgegevens worden bewaard tot 5 jaar na het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd.

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens en zijn gebonden aan geheimhouding. Zij hebben daartoe een document ondertekend
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We testen en evalueren onze maatregelen minstens één maal per jaar.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Wij hebben een datalek procedure opgesteld

 
JE RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS
Je hebt recht op inzage, kopie, verwijdering of aanpassing van de persoonsgegevens die wij verwerken hebben. Via het hoger vermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om jouw identiteit te controleren vragen we je om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen.  We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto, je RRN en je identiteitskaart nummer onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Dit ter bescherming van je privacy.
COOKIES
ECGG TRONKESTIK VZW gebruikt enkel analytische cookies via Google Analytics.

KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct met ons contact op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel
+32(0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be


WIJZIGING PRIVACYVERKLARING
ECGG TRONKESTIK VZW kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 12 november 2018.